ระบบ SDDS ERP แบ่งงานหลักเป็นเอกสารขาย, Project, ต้นทุน, บัญชีหลังบ้าน, เบิกสำรองจ่าย และรายงานผู้บริหาร ผู้ใช้สามารถเริ่มจาก Dashboard หรือเลือกเมนูเฉพาะงานจาก sidebar ด้านซ้าย

รวมงานค้างของคุณไว้ที่เดียว ไม่ต้องไล่เปิดทีละเมนู ระบบแสดงเฉพาะงานที่ตำแหน่งของคุณมีหน้าที่ทำจริง ตัวเลขสีแดงข้างเมนูคือจำนวนงานที่รออนุมัติจากคุณ

สายอนุมัติที่ระบบใช้: ใบเสนอราคาขึ้นที่ MD เท่านั้น · วางบิลผู้รับเหมาสถานะรอบัญชีตรวจขึ้นที่บัญชี สถานะรอผู้บริหารขึ้นที่ MD · เบิกสำรองจ่ายขั้นรอ PM ขึ้นเฉพาะ PM เจ้าของโปรเจกต์นั้น ไม่ขึ้นกับ PM ทุกคน

1. ใบเสนอราคา เริ่มเอกสารจากลูกค้า โปรเจกต์ รายการสินค้า/บริการ และ payment term — ใบเสนอราคาไม่มีบรรทัดหักภาษี ณ ที่จ่าย
2. MD อนุมัติ ผู้บริหาร (MD / GM) อนุมัติได้ทุกใบรวมถึงใบที่ตนเองจัดทำ เพราะ MD ทำหน้าที่ PM ด้วย · ตำแหน่งอื่นอนุมัติเอกสารของตนเองไม่ได้ · ดาวน์โหลด PDF ก่อนอนุมัติไม่ได้ · ผู้บริหารคนใดคนหนึ่งอนุมัติก็ถือว่าผ่าน ไม่ต้องรอครบทุกคน
3. ระบบเปิดโปรเจกต์ทันที ได้ Project ID ตั้งแต่ตอนอนุมัติ เพื่อให้เบิกของทำตัวอย่างได้ก่อน โดยที่งบยังไม่ล็อก
4. ลูกค้าเซ็นกลับ แล้วล็อกงบ แนบหลักฐานการเซ็น ยอดก่อน VAT กลายเป็นงบประมาณโครงการและเอกสารถูกล็อก
5. สร้างใบวางบิล ดึงยอดจากใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว
6. รับชำระ ออกใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี และส่งข้อมูลเข้าบัญชี

ฟอร์มเอกสารควรกรอกข้อมูลด้านซ้ายและดูตัวอย่างด้านขวาพร้อมกัน ผู้ใช้ต้องตรวจเลขเอกสาร วันที่ เครดิต วันครบกำหนด สกุลเงิน รายการสินค้า VAT/WHT และยอดรวมก่อน export หรือพิมพ์ PDF

หน้านี้ใช้ตรวจเอกสารวางบิล สถานะรับชำระ ใบลดหนี้ และเอกสารทางบัญชีต่อเนื่องจากใบเสนอราคา

งบประมาณโครงการใช้ ยอดก่อน VAT เสมอ เพราะ VAT เป็นเงินที่เก็บแทนกรมสรรพากร ไม่ใช่รายได้ของบริษัท หาก Project ปิดต้นทุนหรือจ่าย Incentive แล้ว การเพิ่มต้นทุนย้อนหลังต้องมี warning และ approval เพื่อไม่ให้กำไรหรือ commission เพี้ยน

หน้ารายละเอียดโครงการมีไทม์ไลน์เอกสารแนวนอน 6 ขั้น กดที่ขั้นไหนก็เปิดเอกสารใบนั้นดูได้ทันที และกลับมาหน้าโครงการได้เลย เอกสารที่จบแล้วจะเปิดเป็น PDF อ่านอย่างเดียว แก้ไขไม่ได้

ยอดผูกพัน (Committed Cost) คือยอด PO ที่ยังไม่ถูกวางบิล ระบบบวกเข้ากับต้นทุนที่เกิดจริงเป็นต้นทุนคาดการณ์ ทำให้เห็นกำไรที่ใกล้ความจริงตั้งแต่กลางทาง

เบิกสำรองจ่ายต้องแยกประเภท เช่น PROJECT, OFFICE, WAREHOUSE, FACTORY, STOCK, OTHER และ NO_SHOW เพื่อกำหนด route อนุมัติและปลายทางบัญชีให้ถูกต้อง เลือก PROJECT ต้องระบุชื่อโครงการต่อ

การคิด VAT กรอกยอดก่อน VAT ช่องเดียว ระบบคิด VAT และยอดรวมให้เอง ช่องที่คำนวณเป็นสีเทาแก้ไม่ได้ ช่องยอดเงินรับตัวเลขที่มีคอมมาได้ และใส่คอมมาให้เมื่อออกจากช่อง

ประเภทการเบิก 7 แบบ เลือกจากปุ่มด้านบนของฟอร์ม ระบบจะตั้งหมวดหมู่ ประเภทเอกสาร และแผงกรอกให้เองตามที่เลือก

สายอนุมัติ ใบที่ผูกโครงการต้องผ่าน PM เจ้าของงานก่อนเสมอ แล้วจึงส่งต่อ MD · ยอดไม่เกิน 1,000 บาท ฝ่ายการเงินอนุมัติคู่ได้เลยเพื่อความรวดเร็ว ไม่ต้องรอ MD · ค่าใช้จ่ายหลังบ้าน (OFFICE / FACTORY / WAREHOUSE) ไม่มี PM เจ้าของ จึงไปที่ผู้อนุมัติตามยอดโดยตรง ระบบแสดงสายอนุมัติจริงเป็นแถบใต้ปุ่มเลือกประเภททุกครั้งที่เปลี่ยนยอดหรือโครงการ

เอกสารแนบ ติ๊กรายการไหนต้องแนบไฟล์ของรายการนั้น ระบบจะไม่ยอมส่งคำขอจนกว่าจะแนบครบ · ปุ่มด้านล่างมีสองปุ่มคือบันทึกร่างกับส่งคำขออนุมัติ บันทึกแล้วจะเด้งหน้าต่างให้เลือกพิมพ์หรือปิด

งานที่ทำกันเองในบริษัทต้องคิดเป็นต้นทุนของโครงการ แต่ไม่มีเงินออกจากบัญชีธนาคาร ระบบจึงตัดต้นทุนโครงการให้ แต่ไม่นำไปเข้าคิวรอกระทบยอด Statement

กดปุ่มประเภทการเบิกที่มีขอบสีม่วง — เบิกสต๊อก · ค่าเครื่องจักรภายใน · ค่าล่วงเวลา (OT) ระบบจะติ๊กต้นทุนภายในให้เอง และเปลี่ยนประเภทเอกสารเป็น "เอกสารภายใน (ไม่มีใบเสร็จ)" อัตโนมัติ

หลักการสำคัญ — กรอกยอด แล้วแนบเอกสาร ผู้เบิกไม่ต้องคีย์รายละเอียดทีละบรรทัดว่าใช้ไม้กี่แผ่น ตัดกี่ตารางเมตร หรือใครทำ OT กี่ชั่วโมง เพราะข้อมูลพวกนี้อยู่ในใบเบิกหรือไฟล์ Excel ต้นทางครบอยู่แล้ว ระบบจึงขอแค่ ยอดรวมทั้งใบ กับ เลขที่อ้างอิงเอกสาร แล้ว บังคับแนบไฟล์ ให้บัญชีเปิดดูรายละเอียดจากไฟล์แทน — ใช้กับ เบิกสต๊อก · ค่าเครื่องจักร · OT · ใบแทนใบเสร็จ

ถ้ายังไม่รู้ยอด กดที่ "ให้ระบบช่วยคิดยอดให้ (ไม่บังคับ)" จะมีตารางให้กรอก ตร.ม. × อัตรา หรือเวลาเข้า-ออกรายคน ระบบคิดแล้วเติมยอดรวมให้เอง ใครรู้ยอดอยู่แล้วก็ข้ามไปได้เลย

ตัวช่วยคิดยอด — ค่าเครื่องจักรภายใน เลือกประเภทงาน ใส่จำนวน ตร.ม. หรือจำนวนชิ้น ระบบดึงอัตราต่อหน่วยจากหน้าตั้งค่ามาให้ แล้วคูณเป็นยอดให้อัตโนมัติ เช่น งาน CNC 12.5 ตร.ม. × 450 บาท = 5,625.00 บาท ถ้างานไหนคิดอัตราพิเศษ แก้อัตราเฉพาะใบนั้นได้ ไม่กระทบอัตรามาตรฐาน · อัตราตั้งต้นแก้ได้ที่ ตั้งค่า → อัตราค่าเครื่องจักรภายใน (เฉพาะ Admin)

1. เลือกค่าล่วงเวลา OT ตารางเวลาจะเปิดขึ้นเองใต้ช่องรายละเอียด
2. กรอกชื่อ เวลาเข้า เวลาออก และเรตต่อชั่วโมง กรอก 18:00 ถึง 02:00 ระบบคิดเป็น 8.0 ชั่วโมง ข้ามเที่ยงคืนคิดถูกต้อง ไม่ต้องแยกสองแถว
3. วางข้อมูลจาก Excel ได้ กดปุ่มวางข้อมูลจาก Excel แล้ววางตารางที่คัดลอกมา ระบบแยกชื่อ เวลา และเรตให้เอง
4. แนบหลักฐานจากฝ่ายบุคคล ต้องแนบไฟล์ Excel หรือภาพตารางชั่วโมง OT มิฉะนั้นระบบจะไม่ยอมบันทึก

ทุกตำแหน่งส่งวางบิลได้ แต่การตรวจเอกสารและอนุมัติเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชี แล้วจึงส่งต่อผู้บริหาร

1. เลือกประเภทงานและโปรเจกต์ PROJECT / OFFICE / FACTORY / WAREHOUSE เลือก PROJECT ต้องระบุงาน
2. กรอกข้อมูลผู้รับเหมาและบัญชีรับเงิน บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล พร้อมเลขบัตรประชาชนหรือ Tax ID
3. แยกงวดจ่ายและหักภาษี ณ ที่จ่ายรายบุคคล ระบบรวมยอดก่อนหัก ยอด WHT และยอดจ่ายสุทธิให้
4. ติ๊กเอกสารแนบรายใบ ติ๊กรายการไหนต้องแนบไฟล์ของรายการนั้นก่อน จึงส่งให้บัญชีตรวจได้

ฐานคำนวณหัก ณ ที่จ่าย คิดจากยอดก่อน VAT เสมอ เช่น ยอดงาน 100,000 VAT 7,000 รวม 107,000 หัก 3% = 3,000 โอนจริง 104,000 บาท

รายการที่ยังไม่รู้ Project ชัดเจนควรเข้าบัญชีหลังบ้านก่อน เช่น OFFICE, WAREHOUSE, FACTORY, STOCK, TAX_DEPT, INTER_COMPANY และ CENTRAL แล้วค่อย reclassify เข้าต้นทุน Project เมื่อข้อมูลครบ

ทุกสิ้นเดือนฝ่ายบัญชีต้องกระทบยอดในระบบให้ตรงกับใบแจ้งยอดธนาคารก่อนปิดงวด เมื่อปิดแล้วรายการในเดือนนั้นจะแก้ไม่ได้จนกว่าจะกดเปิดงวดกลับมา

1. นำเข้า Statement หรือบัตรเครดิต ของเดือนที่จะปิด
2. จับคู่รายการ ผูก Statement กับใบเบิก ใบวางบิล Incentive หรือค่าใช้จ่าย ใช้ปุ่มจับคู่แบบยกชุดช่วยจับรายการที่ตรงกันได้ทีเดียว
3. ใส่ยอดต้นงวดและยอดปลายงวดจากใบแจ้งยอด แล้วกดบันทึกรอบ
4. กดปิดงวดเดือนนี้ เมื่อผลต่างระหว่างยอดระบบกับยอดธนาคารเป็นศูนย์

รายการที่เป็นต้นทุนภายใน เช่น CNC เลเซอร์ สต๊อก และ OT จะไม่อยู่ในคิวรอจับคู่ เพราะไม่มีเงินออกจากบัญชีจริง

ก่อนขึ้น Server จริงต้องตั้งค่าบริษัท ผู้ใช้ ลูกค้า บัญชีธนาคาร เลขรันเอกสาร เพดานค่าใช้จ่าย และ backup ให้ครบ รวมถึงทดสอบ restore ข้อมูล